A titkárság helye, szerepe a szervezeti hierarchiában

A titkárság a szervezeten belül rendkívül fontos feladatot tölt be. Ügyviteli, adminisztratív feladata van, továbbá utasításokat továbbít, információt gyűjt, adatvédelmi adatbázis kezelést is ellát, sok esetben koordinációt és monitoring ellenőrzést, továbbá belső és külső kommunikációt is rábíznak a titkárságra.

A titkár a vezető legközvetlenebb munkatársa, tehát bizalmi munkatárs. A vele szemben támasztott követelmények szakmai, ügyintézési, kapcsolattartási, pszichológiai jellegűek, amit alig lehet egy formális munkaköri leírásban megfogalmazni.

A titkárság az alábbi feladatokat látja el:

• menedzsmenttámogatás.
• döntés-előkészítés.
• napi operatív feladatok.
• összekötő és szűrő szerep.
• koordináló funkció.
• szervezés.

Leíró tevékenység, adat- és információkeresés, -feldolgozás, kapcsolattartás, kommunikáció, szervezési teendők, ügyintézés, irat- és dokumentumkezelés, adat- és információvédelem, eszközkezelés, marketing- és PR-tevékenység, prezentációkészítés.

A titkári munkakör alapvető körülményei

Az irodai titkár számítógép-kezelési és szövegszerkesztési, gépírási, titkári, gazdasági, jogi, vállalkozási, kommunikációs és protokollismeretek, valamint idegennyelvtudás birtokában hivatalokban, intézményekben, hazai és külföldi érdekeltségű szervezeteknél ügyintézői és titkári feladatokat lát el. Szakmai tevékenységével közvetlenül támogatja a munkahelyi vezetés/vezető döntéshozó, irányító munkáját.

A Titkárnő, Titkár munkakör célja a vállalat adminisztrációs, asszisztensi és irodai feladatainak támogatása. A pozíció betöltője felelős az irodai működés zökkenőmentes és hatékony működtetéséért, a vállalatvezetők és munkatársak munkájának megkönnyítéséért, valamint a kommunikáció és dokumentáció kezeléséért.

Leggyakrabban előforduló titkári feladatok

A titkárság feladatai nem csak, hogy cégenként nagyon eltérően vannak szabályozva, de egy adott cég esetében is változhat a feladatok, feladatkörök leosztása, függően például a vezetői állomány összetételének változásától, vagy a cég életében bekövetkező egyéb változásoktól.

Van olyan szervezet, ahol a titkárságvezető feladatait részletesen, pontosan szabályozzák, és attól nem is térnek el, míg más cégeknél szinte semmi sincs szabályozva, de ettől még minden működik.

Általános feladatai:

• fogadja és irányítja a bejövő telefonhívásokat és e-maileket.
• szervezze és koordinálja a találkozókat, tárgyalásokat és egyéb eseményeket.
• tartsa nyilván a személyzet jelenlétét és távollétét, valamint a szabadságokat.
• kezelje és frissítse az elektronikus és papíralapú dokumentáció rendszereit.

Feladatok továbbá:

• ki és bejövő küldemények iktatása.
• vezetők naptárának, időbeosztásának karbantartása.
• szervezeti egységek közötti belső kapcsolattartás, ügyintézés végzése.
• látogatók fogadásának, tárgyalásoknak az előkészítése, szervezésükben részvétel.
• kifelé irányuló utazások, látogatások ügyintézési teendői.
• a cég rendezvényeinek szervezésében való részvétel.
• a cég részvételének szervezése külső rendezvényeken.
• egyéb kereskedelmi, számlázási, ügyfélszolgálati és kooperációs feladatok ügyintézése.

Általános felelősségei:

• az iroda működésének és a munkatársak támogatásának biztosítása.
• a titoktartás és az adatvédelem biztosítása.
• a vállalat képviselete a telefonon és személyesen.

Általános elvárásai:

• legalább középfokú végzettség, előnyben van a felsőfokú végzettség.
• kiváló kommunikációs és közönséggel való kapcsolattartási készségek.
• proaktív, önálló és csapatban is jól működő személyiség.
• megbízható, precíz és hatékony munkavégzés.

Szükséges képességei, készségei és tapasztalatai:

• kiváló írásbeli és szóbeli kommunikációs készségek a munkavégzés nyelvén.
• kiváló szervező- és problémamegoldó képességek.
• hatékony dokumentumkezelési és archiválási képességek.
• tapasztalat és jártasság az irodai szoftverek és alkalmazások használatában, mint például a Microsoft Office, a Google Suite vagy az Adobe.

Reflexió